معماری سازمان و بهبود فرایند

سازمان چیست؟

سازمان Organization یک نهاد اجتماعی متشکل از افراد است که برای دستیابی به هدفی مشترک باهم همکاری دارند. سازمان در محیط‌های گوناگون کاربردهای متفاوتی دارد. بنگاه‌های اقتصادی ،شرکت‌های تجاری، سازمان‌های دولتی، سازمان‌های غیردولتی و سازمان‌های ائتلافی را نیز می‌توان به عنوان یک سازمان نام برد.

سازمان ها با ترکیب تلاش و استعداد افراد بسیار، میتوانند به هدف های مهم دست پیدا کنند که دور از دسترس یک فرد است.

همچنین سازمان ها میتوانند با بهره وری منابع انسانی و سرمایه را افزایش دهند و کمک میکنند افراد هر وظیفه ای را در مقایسه با فعالیت انفرادی سریع تر و با اشتباه کمتر انجام دهند.

جوامع امروزی را دنیای سازمانی میگویند زیرا در این جوامع انسان ها در هر جایی که زندگی میکنند و هر کاری که انجام میدهند با سازمان های مختلف در ارتباطند و سازمان ها بخشی از زندگی روزمره مردم را تشکیل می دهند هر سازمانی برای اینکه بتواند موثرتر و کاراتر باشد باید نگرشی متفاوت از نگرش عادی موجود باشد. این نگرش ادراک کلی و همه‌جانبه و سیستماتیک از سازمان را فراهم می آورد.

انواع سازمان

سازمان‌های انتفاعی و غیر انتفاعی
شرکت‌های انتفاعی شرکت‌هایی می‌باشند که از سوی صاحبان خود برای کسب سود ایجاد شده اند. این نوع شرکت ممکن است یک مالک و یا چندین هزار سهامدار داشته باشند. اکثر مؤسسات تجاری جزء این دسته هستند. سازمان‌های غیر انتفاعی معمولاً به جای کسب سود، با اهداف فرهنگی، اجتماعی، سیاسی و مذهبی تشکیل می‌شوند. مانند اتحادیه‌های کارگری، انجمن‌های مذهبی، مؤسسه‌های خیریه.
سازمان‌های تولیدی و خدماتی
شرکت‌های تولیدی از مواد خام یا اولیه برای تولید کالاها استفاده می‌کنند، مانند کارخانه‌های تولید کفش، تلویزیون، لاستیک و کاغذ. این کالاها معمولاً محسوس و قابل لمس هستند و مشتری می‌تواند آن‌ها را به راحتی ارزیابی کند. اما شرکت‌های خدماتی، خدمات را ارائه می‌کنند. فعالیت هایی از قبیل امور مالی، مشاوره حقوقی، خدمات پزشکی و … این خدمات ملموس نیستند و از نظر فیزیکی نیز قابلیت اندازه‌گیری ندارند.
سازمان‌های دولتی و خصوصی
شرکت‌هااز نظر مالکیت نیز به دو دسته تقسیم می‌شوند. برخی از شرکت‌ها مانند ذوب آهن، راه آهن، مخابرات و … جزء سازمان‌های دولتی محسوب می‌شوند به دلیل اینکه دولت آن‌ها را کنترل می‌کنند. برخی سازمان‌های دیگر مانند شرکت‌های خصوصی به جای کنترل دولتی توسط افراد یا بخش غیر دولتی کنترل می‌شوند که به آنها شرکت‌های خصوصی می‌گویند.

اجزای کلی سازمان‌

یک سازمان از اجزای مختلفی شامل موارد زیر تشکیل می‌شود:

فرهنگ سازمانی
منابع سازمانی
ساختار سازمانی
فناوری سازمانی
راهبرد های سازمانی
محیط سازمانی

منابع سازمانی شامل چه مواردی است؟

منابع سازمانی عمدتاً به ۴ نوع تقسیم می‌شوند.

منابع انسانی
منابع مالی
منابع فیزیکی
منابع اطلاعاتی

ویژگی های سازمان

سازمان همیشه از افراد تشکیل می‌شود.
این افراد به طریقی با یکدیگر ارتباط دارند و روابطشان متقابل است
این روابط متقابل را می‌توان نظام بخشید.
کلیۀ افراد دارای هدف‌های مشخصی هستند و بعضی از این هدف‌ها در عملکرد آنها اثر می‌گذارند.
این روابط متقابل همچنین رسیدن به هدف‌های مشترک سازمان را میسر می‌کند

معماری سازمانی چیست؟

انسان ها در طول زندگی مدام در حال تلاش برای پیروزی بر مشکلات و ساخت سیستم های فیزیکی مختلفی مثل ساختمان، کشتی و… با درجه ای از پیچیدگی مواجه بوده اند که بدون وجود یک معماری مشخص قادر نبودند آن را برطرف کنند.

مهندسان فناوری اطلاعات نیز در مواجه با پیچیدگی‌های روز افزون سیستم‌های اطلاعاتی، ناگزیر به استفاده از معماری می‌باشند. سازمان‌های امروزی موجودات پیچیده‌ای هستند که توصیف فنی جنبه‌های مختلف سیستم‌های اطلاعاتی آنها نیازمند به کارگیری معماری خاصی است که معماری سازمانی خوانده می‌شود. معماری سازمانی می‌تواند به منظور توصیف وضعیت موجود (معماری وضع موجود) یا وضعیت مطلوب (معماری وضع مطلوب) به کار رود درواقع معماری سازمانی، چارچوبی را برای طراحی سازمان‌ها براساس فناوری اطلاعات ارائه می‌نماید.

به عبارت ساده معماری سازمانی توصیفی از سیستم های موجود در سازمان است. هر سازمانی سیستم های زیادی دارد که بعضی از آن ها رسمی و برخی دیگر چون در هیچ سند رسمی توضیح داده نشده اند غیر رسمی هستند.

کاری که معماری سازمانی در راستای اهداف مدیریتی انجام میدهد در مورد ایجاد نقش ها در سازمان، فرآیندهایی برای رسیدگی به ورودی ها و نتایج گزارش رسمی در سازمان است. به طور سنتی انتظار میرود که منابع انسانی نقش مهمی را در معماری سازمانی ایفا کند و برای مفهوم شراکت تجاری منابع انسانی، معماری سازمانی بسیار مهم است زیرا شریک تجاری منابع انسانی می تواند مشاوره منظم را به رهبران و مدیران کسب و کار ارائه دهد.

معماری سازمانی شامل چهار معماری مرتبط با یکدیگر است:

معماری کسب و کار
معماری کاربرد ها
معماری داده / اطلاعات
معماری زیر ساخت

مدل های زیادی برای توصیف معماری سازمانی وجود دارد که کلاسیک ترین آن ها مدل ستاره اثر جی گالبریت و مدل s7 – مک کینزی هست.

مدل ستاره ای گالبریت ۵ عامل مهم در معماری سازمانی کارآمد را شرح می دهد:

استراتژی
ساختار
فرآیندهای تجاری و پیوندهای جانبی
سیستم های پاداش
مدیریت منابع انسانی

مدل معماری سازمانی s7-مک کینزی ۷ عامل معماری سازمانی موفق را توصیف میکند:

استراتژی
ساختار
سیستم های
کارکنان
سبک
مهارت ها
اهداف فوق العاده / ارزش های مشترک

در هر دو مدل منابع انسانی مسئولیت عظیمی را برعهده دارد زیرا در هر دو مدل نقش منابع انسانی قابل توجه است و تاثیر زیادی در معماری سازمانی و عملکرد کارآمد کل سازمان دارد. مزیت رقابتی همیشه با معماری سازمانی برنده شروع میشه و در تنظیم معماری سازمانی شریک تجاری منابع انسانی، نقش یک بازیگر کلیدی را دارد.

بر اساس تصور معمول، معماری سازمانی از عناصر نرم و سخت تشکیل شده است.

عناصر سخت شامل مشاغلی هستند که در ساختار رسمی سازمانی و طرح بندی فرآیند سازمان به عنوان دنباله ای هدفمند از فعالیت های منطقی مرتبط گروه بندی میشوند.
عناصر نرم، ساختار سازمانی غیررسمی (شبکه اجتماعی)، منابع انسانی (سرمایه انسانی) و فرهنگ سازمانی (به معنای محدود) را تشکیل می دهند.

عنصر ارتباط و کنترل، استراتژی سازمان هست که شامل چشم انداز ، مأموریت، اهداف و پیشنهاد راه های دستیابی به آنها می شود.

یکی دیگر از عناصر مهم استراتژی و معماری سازمانی، ارزش های مشترکی است که رفتار کارگران را در جهت درست تنظیم و اصلاح می کند.

لایه های معماری سازمانی (هرم معماری سازمانی) چیست؟

هر لایه ی معماری سازمانی، به اجزائی اشاره دارد که فرآیندها را اجرا می‌کنند و به لایه‌های بالاتر از خود خدمات ارائه می‌دهند. حوزه های معماری که با عنوان لایه های معماری نیز شناخته می‌شوند عبارتند از:

لایه کسب و کار: واحدهای سازمان که به یکدیگر و به نهادهای خارجی خدمات ارائه می دهند
لایه داده‌ها: اطلاعات تجاری و سایر داده های ارزشمندی که ذخیره شده اند
لایه سیستم اطلاعاتی: نرم افزارهای سازمانی که به یکدیگر و به واحدهای سازمانی، خدمات ارائه می دهند
لایه فناوری: سخت افزارهای عمومی، شبکه و پلتفرم های نرم افزاری که در خدمات یکدیگر و واحدهای سازمان هستند

هر کدوم از این لایه ها کار را به لایه بعدی واگذار میکند.

انواع معماری سازمانی

برداشت های متفاوتی از معماری سازمانی وجود دارد که باعث میشود انواع مختلفی از آن را داشته باشیم که با توجه به آن می توان معماری سازمانی را به سه دسته تقسیم کرد که هر کدام شامل اهداف ، دلایل و دیدگاه ها میباشد.

معماری سازمانی مبتنی بر فناوری اطلاعات

در این مورد هدف از معماری سازمانی همراستا کردن فناوری اطلاعات با کسب و کار برای بهبود کارایی و بازدهی است. بر همین اساس، تاکید این معماری بر ایجاد یکپارچگی میان سیستم‌های اطلاعاتی و اهمیت زیرساخت های فناوری اطلاعات است، در این نوع معماری، سازماندهی فناوری اطلاعات باعث بهبود کارائی و کاهش هزینه‌های سازمان می‌شود. این نوع پروژه‌های معماری سازمانی، معمولا توسط واحد فناوری اطلاعات در هر سازمان طراحی و اجرا می‌شود.

معماری سازمانی فرآیند محور

هدف از معماری سازمانی فرآیند محور، مدیریت و بهبود فرآیندهاست. در این معماری، اهداف سازمانی مربوط به اهداف و فعالیت ها، با رویکرد بالا به پائین نگاشته و مدیریت می‌شوند. این معماری سازمانی توسط مدیریان ارشد سازمان اجرا شده و زیر نظر مستقیم مدیرکل می‌باشد. در این مدل ابتدا بهینه‌سازی فرایندها انجام شده و سپس فعالیت‌ها برای اجرا به افراد یا سیستم‌های اطلاعاتی ارجاع داده می‌شود.

معماری سازمانی دولت محور

این نوع معماری سازمانی مخصوص سازمان‌های دولتی است و هدف آن، ایجاد توازن میان کنترل از بالا به پایین سازمان‌های زیرمجموعه و مدیریت مستقل هر کدام از آنها است. در این روش، سازمان به اجزا و واحدهای فرعی تقسیم می‌شود. هر واحد به دنبال افزایش بهره‌وری خود بوده و تصمیم‌گیری و مدیریت داخلی آنها به طور مستقل انجام می‌شود، اما اهداف و وظایف کلی سازمان توسط مدیریت مرکزی مشخص می‌شود. بنابراین در این نوع معماری، فعالیت‌های داخلی هر واحد از بالا به پایین مدیریت نمی‌شود، اما نتیجه این فعالیت‌ها بر اساس شاخص‌های کارائی و در هماهنگی با دیگر واحدهای سازمان، مورد قضاوت و کنترل قرار می‌گیرد.

اصلی ترین چهارچوب های معماری سازمانی کدام است؟

چهارچوب معماری سازمانی (EA Framework) مجموعه ای از فرآیندها، قالب ها و ابزارهایی است که برای ایجاد معماری سازمانی (EA) استفاده می شود.

این چهارچوب ها انواع مختلفی دارند که متناسب با نیاز سازمان ها انتخاب می شوند.برخی از نمونه چهارچوب های معماری سازمانی، عبارتند از:

چهارچوب Zachman
چهارچوب معماری یکپارچه (UAF)
معماری سازمانی چابک
چهارچوب معماری سازمانی فدرال (FEAF)

در بین این چهارچوب ها میخواهیم در مورد ساختار چهارچوب معماری زکمن و معماری فدرال بیشتر صحبت کنیم

ساختار چهارچوب زکمن به شکل ماتریس هست که مجموعه ای از سطرها و ستون هاست و هر کدام از خانه های آن مدل و ابزاری را ارائه می دهند که به افراد در درک بهتر سازمان کمک میکند در صورتیکه هر کدام از این ستون ها تکمیل شود یکی از ابعاد سازمان مشخص میشود در واقع چهارچوب زکمن پازلی زیباست که با تکمیل آن میتوان ابعاد مختلف سازمان را شناسایی کرد.

در ادامه نمونه ای از ماتریس زکمن را مشاهده میکنید

چارچوب معماری سازمانی فدرال (FEAF)

در سال ۱۹۹۶ در کنگره آمریکا قانونی موسوم به کلینگر کوهن به تصویب رسید. كه مطابق آن، همه وزارتخانه ها و سازمانهاي فدرال آمريكا ملزم شدند معماري فناوري اطلاعات خود را ايجاد كنند.

مسئولیت تدوین ، اصلاح و اجرای معماری فناوری اطلاعات در هر سازمان بر عهده مدیر ارشد اطلاعاتی قرار گرفت در سال ۱۹۹۸ بر اساس همين قانون شوراي مديران ارشد اطلاعاتي موظف شدند كه جهت توسعه، پشتيباني و تسهيل پياده سازي معماري اطلاعات سيستمهاي دولتي، راهكار واحدي را ارائه دهد. چارچوب معماري سازمان فدرال در سپتامبر سال ۱۹۹۹ توسط شوراي مديران ارشد اطلاعاتي دولت ايالات متحده آمريكا تهيه و تنظيم شد.

این چارچوب شامل ۴ سطح و۸ مولفه هست در سطوح بالا طرح ها و راهبردهای کلان مطرح میشود و هر چه به سطوح پایین تر میرویم با طرح ها و مشخصات جزیی تر برخورد میکنیم تا اینکه در سطح ۴ به ماتریس محصولات ای اف ای اف میرسیم که همان چارچوب معماری زکمن هست.

چارچوب معماری سازمانی فدرال برخلاف زکمن فقط به معرفی چارچوب و محصولات نمیپردازد بلکه روش و چگونگی برپاسازی معماری را نیز مشخص میکند و در مستندات آن از متدولوژی “برنامه ریزی معماری سازمانی ” آقای اسپیواک به عنوان راهنمای انجام معماری نام برده شده است.

این چارچوب دارای هشت مولفه هست که عبارتند از:

پیشران های معماری

جهت گیری راهبردی

معماری موجود

معماری مطلوب

فرآیندهای انتقالی

بخش های معماری

مدل های معماری

استانداردها

از نقاط ضعف این چارچوب میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

اگرچه چارچوب فدرال از استانداردها و طرح های انتقالی به عنوان بخشی از معماری بهره برده ولی مشخص نکرده که این استانداردها چگونه باید سازماندهی و به کار برده شوند
هیج راهنمایی در مورد طرح انتقالی وجود ندارد

در مستندات چارچوب فدرال نیاز به مخزن مدل ها مطرح شده ولی توضیح یا پیشنهادی داده نشده
در خصوص امنیت راهنمایی وجود ندارد
این چارچوب به عنوان راهنما برای سازمان های فدرال ارائه شده و جنبه اجباری ندارد

این چارچوب نقاط قوتی نیز دارد که عبارتند از:

این چارچوب قدمی بزرگ در راستای تعریف عناصر و اجزای معماری سازمانی است
بر خلاف زکمن که فقط به محصولات و مدل ها می پردازد این چارچوب به اهداف استراتژیک و نیازهای گذار نیز میپردازد

از متدولوژي برنامه ريزي معماري سازماني اسپيواك به عنوان روش برپاسازي نام برده شده و لايه هاي معماري تشريح شده اند.

معرفی متدولوژی برنامه‌ریزی معماری سازمانی (EAP)

برنامه‌ریزی معماری سازمانی، متدولوژیی است که برای تکمیل سطوح فوقانی ماتریس زکمن توسعه داده‌شده.بر اساس دید اولیه از EAP، معماری تکنولوژی، داده و سیستم‌های کاربردی انجام می‌شود. این معماری‌ها برای کل سازمان است و در فاز پیاده‌سازی برای رسیدن به اهداف طراحی و پیاده‌سازی به کار می‌رود. چارچوب زکمن، یک چارچوب مفهومیست که برای مراحل برنامه‌ریزی و تعاریف معماری و نیز در سطوح پایین‌تر برای طراحی و توسعه سیستم‌ها به کار می‌رود.

این چارچوب تعیین نمی‌کند که چگونه می‌توان معماری سطوح بالا را انجام داد و چطور می‌توان معماری‌ها را در قالب طرح‌هایی پیاده‌سازی کرد. در مراحلEAP از رویکرد و متد ارائه شده توسط فردی به نام استیون اسپواک برای تهیه معماری‌ها در چارچوب زکمن استفاده می‌شود. شکل زیر لایه‌های چهارگانه و فازهای هفت گانه اصلی EAP را نشان می‏دهد. این فازها، در واقع روشی برای تعریف معماری‏ها و طرح‏ها هستند که برای پیاده ‏سازی متدولوژی EAP باید این فازها به ترتیب طی شود. این هفت فاز به شکل یک کیک چهار طبقه هستند که در هر طبقه، فازهای مختلف متدولوژی قرار دارند.

لایه اول برای شروع EAP باید مشخص کرد که چگونه متدولوژی بومی‌سازی شود، چه افرادی درگیر و چه ابزاری استفاده شود. این لایه در واقع یک برنامه ‏کاری برای EAP ارائه می‏کند
در لایه دوم شناخت وضع موجود و مدل‌سازی کسب‌ و ‌کار انجام می‌شود. این لایه در اصل یک پایگاه دانش را درباره کسب ‌و ‌کار، زیرساخت سخت‏‌افزاری، نرم افزاری و اطلاعات مورد استفاده برای هدایت آن فراهم می‏ آورد

لایه چهارمتوالی پیاده‌‏سازی سیستم‌های کاربردی، برنامه‏ زمان‏بندی پیاده‌‏سازی، تحلیل هزینه‌ درآمد را تعیین کرده و مسیری مشخص، برای انتقال از وضعیت حال به وضعیت مطلوب پیشنهاد می‏کند.

استانداردهای معماری سازمانی

در فعالیت‌های معماری سازمانی طیف گسترده‌ای از استانداردها مورداستفاده قرار می‌گیرند. از جمله مهم‌ترین این استانداردها عبارت‌اند از:

استاندارد ISO/IEC 42010
آرکی‌میت
BPMN 2.0
UML

ابزارهای معماری سازمانی

برای معماری سازمانی به‌خصوص در لایه فرآیندها ابزارهای بسیاری ارائه شده که توانایی‌ها و قابلیت‌های متفاوتی از مدلسازی ساده فرآیندها تا شبیه‌سازی اجرای فرآیندها و تولید فرم‌ها را ارائه می‌دهند. استفاده از ابزارهای معماری سازمانی مزایای بسیاری دارد که از آن جمله می‌توان به تسهیل مدیریت تغییر، اعمال و کنترل تغییرات، حفظ یکپارچگی مستندات و مدل‌ها پس از انجام تغییرات، تضمین یکدستی خروجی‌ها، تسهیل مدل‌سازی و مستندنگاری و…اشاره کرد. در اینجا به معرفی مهمترین ابزارهای معماری از دیدگاه مجله گارتنر می پردازیم:

Avolution
Bizzdesign
Orbus
Software AG
MEGA International
Sparx EA

مزایا و دستاوردهای معماری سازمانی

مزایا و دستاوردهای معماری سازمانی بر اساس دو اصل محوری گفته شده، به قرار زیر است:

“تقدم برنامه ریزی و طراحی بر پیاده سازی و اجرا” منجر به نتایج زیر میشود:

کاهش دوباره‌کاری‌ها و اشتباهات در اجرا
بهره‌وری بهتر و طول عمر بالاتر
قابلیت توسعه و گسترش در آینده
کاهش هزینه‌های پیاده‌سازی، نگهداشت و توسعه
استفاده بهینه از زمان و منابع موجود
پیش‌بینی و آمادگی برای شرایط آینده

«مهندسی همه جوانب و عناصر سازمان به‌صورت یکپارچه»، منجر به نتایج زیر می‌شود:

نگاه جامع و یکپارچه به مدیریت و تحول سازمان (فیل مولانا)
توازن و تناسب بین جوانب و عناصر سازمان
هم‌راستایی بین کسب‌وکار با فناوری اطلاعات

معماری سازمانی سرویس گرا

معماری سرویس گرا یا SOA نوعی از معماری جدید است که در تولید و ادغام برنامه های سازمانی استفاده می شود.

این نوع معماری نوعی چهارچوب سازمانی برای ارائه توانمندی‌های سازمان در قالبی مستقل و به شکل self-describing (خود توصیف) است. از طرف دیگر هسته مرکزی سازمان از فرآیندهای آن تشکیل شده و سیستم‌های مدیریت فرآیند BPM نیز با هدف بهبود این فرآیندها ایجاد شده‌اند. این دو تکنولوژی مستقل از هم هستند ولی ترکیب آ‌ن‌ها تاثیر قابل توجهی در بهبود عملکرد سازمان خواهد داشت.

معماری سرویس گرا چیست؟

معماری سرویس گرا (Service-Oriented Architecture)، نوعی الگوی طراحی است.و برای ارائه خدمات به برنامه های دیگر از طریق پروتکل های معماری سرویس گرا طراحی شده است. همچنین روشی برای ساخت سیستم های توزیع شده است که انواع کارکرد نرم افزار را در قالب سرویس ارائه میکند این سرویس ها علاوه بر اینکه به وسیله سایر نرم افزارها قابل استفاده هستند برای ساخت سرویس های جدید نیز استفاده میشوند

پیاده سازی معماری سرویس گرا برای یکپارچه سازی فناوری‌ها در محیطی که انواع مختلفی از سکوهای نرم افزاری و سخت افزاری وجود دارد، کاملا مناسب است.

مزایای معماری سرویس گرا

سیستم های چابک
يكپارچگي آسان با شركاء داخلي و خارجي
استفاده مجدد از كد برنامه يا سيستم ها
پشتيباني از محصولات با طول عمر كوتاه
بهبود بازگشت سرمايه
اتصال بین کسب و کار و فناوری اطلاعات
توسعه و اجراي تدريجي
قابليت انعطاف و تغيير آسان از يك ارائه دهنده سرويس به ديگري
تعيين سرويس ها به سازمان كمك مي كند فرآیندهاي محوري(core process) را بهتر بشناسد
كاهش هزينه توسعه و نگهداشت سيستمها
معماري اطلاعات براي حوزه كسب و كار نمايان(visible) مي شود
اعمال استانداردها تضمين كننده تعامل پذيري خواهد بود.
معماري سرويس گرا مستقل از سكو است
عدم وابستگي سيستم ها و معماري به مكان فيزيكي
تعريف صريح مسئوليت مربوط به هر سرويس باعث جوابگو بودن بيشتر بخش هاي سازمان مي شود.

معایب معماری سرویس گرا

نداشتن متدولوژی شناخته شده و خوش تعریف
نیاز به تجارب و الگوهای برتر
نداشتن استانداردهای واحد و منفرد ( برای هر چیزی چند استاندارد و پروتکل وجود دارد)

اتصال سست در معماری سرویس گرا

اتصال سست یک ویژگی برای سیستم های اطلاعاتی است که در آن واسط های بین اجزا به گونه ای طراحی میشوند که وابستگی بین اجزا کم شود و در نتیجه ریسک اثر تغییر یک جز بر سایر اجزا کاهش یابد

درمعماري سرويس گرا منظور از اتصال سست قابليت تعامل بين سرويس ها به صورت مستقل از كدنويسي و مكان سرويس ها است، بگونه اي كه سرويس ها در زمان اجرا مي توانند تغيير مكان داده، روالهاي داخلي خود را تغيير دهند يا حتي از يك فناوری جديد تر استفاده كنند، بدون اينكه تاثيري منفي بر سرويس گيرندگان گذاشته شود.
چند نكته در تعريف اتصال سست وجود دارد:

به وسيله واسط(interface) سيستم انجام مي شود
ارتباط از طريق ارسال پيام است
تمام طرف ها در محيط ارتباطي بايست از يك مدل داده استفاده كنند
ارتباط بايستي مستقل از سكو و فناوری پياده سازي هر جزء باشد

نتیجه گیری نهایی

هدف اصلی از بکارگیری معماری سازمانی ایجاد ارزش افزوده در خصوص توسعه و بکارگیری زیرساخت‌های فناوری اطلاعات در سازمان است. در طرح معماری سازمانی همیشه باید این سئوال مطرح شود که چه ارزشی از این طرح ایجاد شده و چه کسی به این ارزش نیاز دارد. در مراحل نخستین از تعریف معماری سازمانی باید اهداف دقیق از تعریف و پیاده‌سازی آن مشخص گردد.

در این زمان باید تعیین شود که معماری سازمانی به دنبال رفع چه مشکلاتی در سازمان است و چه عواملی سبب شده تا نیاز به تعریف معماری سازمانی احساس شود. اهداف معماری سازمانی باید به روشنی مشخص شده و معماری نیز در نهایت به نحوی تعریف و پیاده‌سازی شود تا اهداف مذکور محقق شوند. معمولا طرح‌های معماری سازمانی در راستای ایجاد تحول برای جبران مشکلات جاری و یا دستیابی به سطوح بالاتری از کارایی تعریف می‌شوند. این اهداف ممکن است در هر سازمان نسبت به سازمان دیگر تفاوت‌هایی داشته باشند بنابراین قبل از اقدام سازمان به تعریف و پیاده‌سازی معماری باید اهداف آن به روشنی مشخص گردد.

فرآیند چیست؟

فرآیند به مجموعه ای از فعالیت های مرتبط با هم گفته میشود که یک یا چند ورودی مشخص را به خروجی تبدیل میکند این فعالیت ها به منابعی مانند نیروی انسانی و مواد اولیه نیاز دارند

در استانداردهای مدیریتی به رویکرد فرآیند اشاره شده و شناسایی فرآیندهای سیستم مدیریت یک ضرورت است.

هر فرآیند ، مشتریان و سایر طرف های ذی نفع (ممکن است درون سازمان یا برون سازمان ) ، نیاز ها و انتظارات فرآیند را دستیابی به خروجی مورد نظر را تامین می نماید .
شناسایی فرآیندهای سازمان در استاندارد های مدیریت کیفیت بخصوص سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ تاکید شده است بدین منظور باید فرآیندهای مورد نیاز سازمان شناسایی شده ، توالی و تعامل بین فرآیندها مشخص و معیارهای پایش و اندازه گیری عملکرد فرآیندها را تعیین گردد .
تمامی فرآیندها باید با اهداف ، دامنه و پیچیدگی سازمان متناسب بوده و فرآیندها باید با رویکرد ایجاد ارزش افزوده برای سازمان طراحی گردد .
ورودی و خروجی در نظر گرفته شده برای فرآیندهای ممکن است ملموس ( مانند : تجهیزات ، مواد یا قطعات ) و یا ناملموس ( مانند انرژی یا اطلاعات ) باشد . خروجی می تواند ناخواسته ایجاد شود نظیر زباله یا آلودگی .
یک سیستم باید داده های لازم را برای اندازه گیری عملکرد فرآیند جمع آوری نماید و اطلاعات تجزیه تحلیل شده و اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه جهت بهبود انجام گردد .
اثربخشی و کارایی فرآیندها می تواند در بازنگری داخلی یا خارجی فرآیندها مورد ارزیابی قرار گیرد.

بیشتر فرآیندها به یکی از ۳ دسته زیر تقسیم می‌شوند:

فرآیندهای عملیاتی که برای انجام یک کسب و کار ضروری هستند.
فرآیندهای مدیریتی که نظارت برفرآیندهای عملیاتی را ممکن می‌کنند.
فرآیندهای حمایتی که پشتیبانی ازفرآیندهای عملیاتی را انجام می‌دهند.

اهمیت تفکر فرآیندی

امروزه، تفکر فرآیندی به طور گسترده‌ای در کسب‌و‌کار‌های گوناگون در صنایع مختلف به منظور طراحی، پایش و بهینه‌سازی بهتر فرایند‌های کسب‌و‌کار مورد استفاده قرار می‌گیرد.

تفکر فرآیندی به این معنا نیست که واحد‌های سازمانیِ وظیفه‌محور را به طور کلی کنار بگذاریم. بلکه به موجب آن باید به این واحد‌ها از منظری تازه نگاه کرد. ریشهٔ تفکر فرآیندی در این است که یک واحد سازمانی قادر نیست به تنهایی کاری را پیش ببرد و به سرانجام برساند. این سیستم ورودی‌های دیگر بخش‌های کسب‌وکار را دریافت می‌کند، و خروجی‌هایی را ارائه می‌دهد که واحد‌های دیگر سازمان با دریافت و استفاده از آن فرآیند و کار مورد نظر را به سرانجام می‌رسانند.

در شرایط عملی، هر واحد یا هر فردی در سازمان، در تکمیل یک یا چند فرآیند کسب‌و‌کار مشارکت دارد. بنابراین باید به جای مدیریت تک تک واحد‌های سازمانی، به مدیریت کل فرآیند‌های کسب‌و‌کار بپردازیم.

در اصل این‌گونه است که یک فرآیند احتمالاً از طریق مجموعه‌ای از تیم‌ها یا دپارتمان‌های داخل سازمان که هر کدام مجموعه‌ای از مهارت‌های خاص خود را دارند به جریان می‌افتد،در حالی که هدف کلی تنها ارائهٔ یک خروجی موفق از آن فرآیند است.

فواید تفکر فرآیندی

باعث حذف سیلو‌های سازمانی می‌شود
به حل چالش‌های پیچیده کمک می‌کند
باعث شتاب در بهره‌وری و سودآوری می‌شود
باعث بهبود کیفیت می‌شود
امکان مالکیت فرایند و بهبود پیوسته را فراهم می‌کند
سازمان را از وضعیت «قابل قبول» به وضعیت «عالی» سوق می‌دهد
موجب خلق مزیتی رقابتی می‌شود

فرآیند کسب و کار چیست؟

هر سازمان چه دولتی باشد چه غیر دولتی، بنگاه های اقتصادی یا غیر انتفاعی، با هدف تولید محصول و یا ارائه خدمات تشکیل شده است.

برای ارائه محصول یا خدمت مورد نظر، کارکنان و ماشین ها باید مجموعه اقداماتی انجام دهند مثلاً تولید، تضمین کیفیت،بسته بندی،حمل و نقل و فروش. علاوه بر انجام فعالیت ها، نیاز به هماهنگی و حمایت در این سازمان ها وجود دارد. به این معنی که یک سازمان به خدماتی احتیاج دارد تا موثرتر کار کند، به عنوان مثال مدیریت، فناوری اطلاعات، خدمات حقوقی، بازاریابی و…

به مجموعه اقداماتی که به منظور هماهنگی در یک سازمان و محیط های فنی صورت گرفته و یک هدف را دنبال میکنند، به اصطلاح فرآیند کسب و کار میگویند. هر فرآیند در یک سازمان انجام میشود و امکان تعامل فرآیند در یک سازمان با فرآیند های کسب و کار سازمان های دیگر وجود دارد.

انواع فرآیندهای سازمانی

پس از شناسايي فرآيندهاي سازماني مي‌بايست آنها را با معياري مشخص طبقه‌بندي کرد. پورتر با عنوان زنجيره ارزش ظرفي را براي فرآيندهاي سازمان معرفي نموده است. طبق نظريه پورتر فرآيندهاي سازماني به سه گروه اصلي تقسيم مي‌شود:

فرآيندهاي مديريتي (كنترلي) :
آن دسته از فرآيندها كه به منظور هرچه بهتر شكل گرفتن دو دسته ديگر محقق مي‌شوند. ارزش آفريني اين دسته فرآيندها به صورت مستقيم نبوده بلكه به صورت غيرمستقيم بر كيفيت دسته‌هاي ديگر موثر است. مانند فرآيندهاي نظارت و ارزيابي.
فرآيندهاي ماموريتي (بدنه اصلي سازمان) :
آن دسته از فرآيندها كه به صورت مستقيم ارزش آفريني مي‌کنند و نمایانگر فلسفه وجودي سازمان مي‌باشد. اين نوع فرآيندها معمولاً با مشتري سازمان در ارتباط بوده و به صورت End to End مي‌باشد. مانند فرآيندهاي توليد.
فرآيندهاي پشتيباني:
فرآيندهايي كه به منظور حمايت و پشتيباني از فرآيندهاي ماموريتي در سازمان هستند و بدون آنها فرآيندهاي ماموريتي امكان فعاليت ندارند. مانند فرآيند تامين مواد اوليه.

فرآیندهای اصلی و پشتیبانی کسب و کار

فرآیندهای کسب وکار مجموعه ای از فعالیت ها است که یک یا چند نوع ورودی را گرفته و تبدیل به خروجی می نماید.

فرآیندهای کسب و کار شامل فرآیندهای اصلی و پشتیبانی و مديريتي است.

ویژگی فرآیندهای اصلی

فرآیند اصلي يك واحد سازماني نيست
فرآيند اصلي يك روش اجرايي نيست
فرآيند اصلي يك كارگاه يا يك واحد توليدي نيست
فرآيند اصلي يك فعاليت نيست

در واقع فرآيند اصلي براساس آرمان، استرات‍ژي ها و ماموريتهاي يك سازمان طراحي و مشخص مي گردد.

ویژگی فرآیندهای پشتیبانی

پشتیبانی و حمایت از فرآیندهای اصلی.

تامین سایر نیازهای چرخه ی کسب و کار مانند پرداخت حقوق کارکنان، گزارش به هیات مدیره و …این فعالیت ها به صورت غیر خطی است به عبارتی دیگر شامل مراحلی است که می توان آن ها را به صورت موازی و جدای از یکدیگر و یا به صورت چندگانه انجام داد.

در خصوص تعداد این فرآیندها محدودیتی وجود ندارد اما باید به این نکته توجه داشت که تهیه فهرست طولانی از آنها نگرش فرآیندی را به وظایف سازمانی سوق می دهد.

سازمان‌ها چگونه از فرآیندها استفاده می‌کنند؟

سازمان‌ها جهت برطرف کردن موانع بزرگی که در مقابل اهداف نهایی آنها قرار دارد، از فرآیندها استفاده می‌کنند. فرآیندهای مورد استفاده یک شرکت، می‌تواند به آنها کمک کند، فعالیت‌های ضروری را از غیر ضروری تشخیص دهند.

همچنین نحوه مدیریت فرآیندها بر شکل‌گیری فرهنگ یک سازمان و نحوه عملکرد آن موثر خواهد بود.

فرآیندها به تیم‌ها برای دستیابی به اهداف زیر کمک می‌کند:

بازاریابی
حسابرسی
عملیات‌های اجرایی
مدیریت کلان
فناوری اطلاعات
لجستیک و تدارکات

بهبود فرآیند کسب و کار (BPI)

هر صاحب کسب و کار با صدها فرآیند تجاری روبرو هست. بسیاری از آنها مانند تماس‌های آزمایشی، کمپین‌های بازاریابی، گزارش‌های مربوط به فعالیت‌های فروش و … قابل تکرارند. هر گونه تنگنا در یک فرآیند قابل تکرار می‌تواند میلیون‌ها دلار درآمد ایجاد کند.

تا به حال با این موقعیت ها روبرو شده اید:

شکایت مشتری حل نمیشود
هزینه های تولید افزایش می یابد
مدیر فروش تصمیم میگیرد شرکت را ترک کند

هنگامی که چنین موقعیت هایی اتفاق می افتد اغلب اوقات شما زمان و پول خود را از دست می دهید و استرس زیادی را تجربه می کنید و تمام تلاش خود را برای تجدید عملکرد سیستم انجام می دهید و تلاش میکنید از چنین موقعیت هایی در آینده جلوگیری کنید. این راهنما ابزارهای ارزشمندی را در اختیار شما قرار می دهد که برای بهبود عملیات تجاری شما طراحی شده . شما یاد خواهید گرفت که چگونه هر فعالیتی را در شرکت خود بهبود بخشید. شما مراحل بهبود فرآیند مورد نیاز برای بازده کسب و کار مطلوب را طی خواهید کرد.

بیاین با تعریف ساده بهبود فرآیند کسب و کار شروع کنیم.

بهبود فرآیند کسب و کار چیست؟

بهبود فرآیند های کسب و کار یا Business Process Improvement شناسایی مداوم، تجزیه و تحلیل، تغییر و تصحیح فرآیندهای موجود در یک سازمان است. و اطمینان از اینکه کسب‌وکار شما در سطوح مطلوبی برای دستیابی به استانداردها، معیارهای کیفیت و عملکرد‌ بهینه فعالیت می‌کند. تمرکز اصلی BPI بر روی تغییر در فرآیندهای کسب‌وکار جهت بهبود اثربخشی آن‌ها است.
درواقع بهبود فرآیند روشی برای مبارزه با تکرار در فرآیندها است. که باعث تاخیر در پروژه، دلسرد شدن کارمندان و کاهش تولید می‌شود. شرکت‌هایی که رویکرد بهبود فرآیند در آن‌ها جاری است، باعث کاهش انواع اتلاف، افزایش بازده عملکردی و افزایش اشتراک‌گذاری ایده‌ها با استفاده بهتر از منابع موجود شده‌اند. بهبود فرآیندها پس از تحلیل فرآیندهای جاری رخ می‌دهد. و بعد از تحلیل آن‌ها، فرآیندها با هدف تحقق بیشتر و سپس فرآیندهای بهینه‌تر و مطلوب، بازطراحی می‌شوند.

به عبارت ساده بهبود فرآیند کسب و کار (BPI) رویکردیست که برای شناسایی و ارزیابی ناکارآمدی‌ها در سازمان استفاده می‌شود. وظایف تجاری موجود را بازطراحی می کند، اثربخشی آنها را بهبود می بخشد، گردش کار را افزایش می دهد و عملکرد را بهینه می کند.

شما باید فعالیت های تجاری را به یکی از دسته های زیر طبقه بندی کنید:

عملیاتی – محبوب ترین کارهایی که هر روز تکرار می شوند. به عنوان مثال: افتتاح حساب، گزارش، تولید، تدارکات و …

مدیریت – تمرکز بر توسعه منابع انسانی، بودجه بندی و حاکمیت شرکتی

پشتیبانی – همه کارهای دیگری که در دسته های قبلی طبقه بندی نشده اند، مانند استخدام، حسابداری، پشتیبانی فنی و موارد دیگر.

هر کاری نیاز به ارزیابی و اصلاح منظم دارد در این صورت می توانید از ناکارآمدی های نامطلوب جلوگیری کنید. اگر هنوز چنین ارزیابی هایی را ندارید، می توانید نرم افزار اتوماسیون فرآیند را نصب کنید با این روش شما میتوانید که از نقص در طول مسیر آگاه شوید.

رویکردهای بهبود فرآیندها

اگرچه بهبود فرآیند معمولا از یک روش خاص پیروی می‌کند اما رویکردهای مختلفی برای بهبود فرآیند وجود دارد. در طول تجزیه و تحلیل فرآیند، می‌توان فرآیندها را اصلاح کرد. بر اساس این تجزیه و تحلیل فرآیندهای فرعی را به فرآیندهای اصلی اضافه کرد یا در صورت غیرضروری بودن، آن‌ها را حذف کرد. به این تلاش مداوم برای اصلاح فرآیندها بهبود مستمر میگوییم

سازمان اجازه میدهد که پیشرفت های قبلی را تکرار کنیم و براساس آن فرآیند را هدایت میکند.

اگر در سازمانی از یک چارچوب رسمی برای بهبود فرآیند استفاده شود یک زبان و بستر مشترک را برای افرادی که در تلاش برای بهبود فرآیند کسب و کار هستند به وجود می آورد در نتیجه پروژه های سازمان با استانداردهای توافق شده به بهترین شکل پیش میروند.

نظارت بر بهبود فرآیندها خیلی مهم است. کنترل اجرا یک گام حیاتی در چرخه بهبود و مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. یک راه مناسب برای انجام این کار، پیکربندی فرآیند در یک راه‌حل BPM است که امکان اتوماسیون را فراهم می‌کند. باید به این توجه داشت که تنها فرآیندهایی را می‌توان بهبود داد که قابل مدیریت باشند و فرآیندهایی را می‌توان مدیریت کرد که برای آنها شاخص اندازه‌گیری تعریف نمود.

یک اصل مهم در اجرای پروژه‌های بهبود فرآیند، استفاده از نرم‌افزار قابل اعتماد است. این کار به مدیران و کارمندان کمک می‌کند تا اطلاعات را به اشتراک بگذارند و اطمینان حاصل کنند که داده‌هایشان به روز است. استفاده از نرم‌افزار BPMS علاوه بر مکانیزاسیون فرآیندهای سازمانی، در بهبود فرآیندها کمک شایانی به مالکان فرآیند می‌کند. این نرم‌افزار می‌تواند در کنار تحلیل اثرگذاری اجرا، مدل‌سازی، بهینه سازی و خودکارسازی فرآیندها را هم بر عهده بگیرد.

نقش اتوماسیون فرآیند‌ها در بهبود آن‌ها

از آن‌ جا که یکی از مهم‌ترین راه‌ها برای بهبود فرآیندها از بین بردن زحمت دستی و کاهش خطاهای انسانی است. اتوماسیون فرآیندها نقش به سزایی در بهبود فرآیند دارد.اتوماسیون فرآیند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا درک کنند در چه مواردی خطا دارند و باید پیشرفت کنند. اتوماسیون فرآیند از طریق یک رشته قوانین و محرک‌هایی اتفاق می‌افتد که نیاز به کار دستی را در بخش‌های خاصی از فرآیند از بین می‌برد. و کاری را انجام می‌دهد که قبلا انسان انجام می‌داد.

برخی از فرآیندهای خودکار، می‌تواند شامل پاسخ‌های خودکار ایمیل، پردازش سفارش آنلاین، انتقال داده‌ها بین سیستم‌ها، مدیریت فرآیندهای حوزه منابع انسانی و … باشد. این امر نه تنها به ایجاد کارایی بیشتر در روند کار کمک می‌کند، بلکه به آزادسازی کارکنان کمک می‌کند تا روی کارهای پیچیده‌تری تمرکز کنند که اتوماسیون از عهده آن‌ها برنمی‌آید.

در دنیایی که به سرعت در حال تغییر است نمیشود با فرآیندهای قدیمی به کار خو ادامه دهیم.امروزه این مدل مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار و استفاده از یک ابزار یا ‌‌BPMS مناسب است که چگونگی عملکرد سازمان‌ها و نحوه دستیابی به سطح رقابت موجود در کسب و کار را تعریف می‌کند و مورد استقبال مشتریان قرار میگیرد .فقط سازمان هایی که میتوانند به طور مستمر بر بهبود فرآیند خود کار کنند مسیر خود را برای بقا و رشد هموار میکنند.

نحوه بهبود فرآیندها در تجارت: روش های BPI

بهبود فرآیند کسب و کار به منابع مختلف، مدیریت صحیح و مدیریت در حین اجرا نیاز دارد. از این رو، برای دستیابی به موفقیت باید از یک متدولوژی خاص پیروی کنید. این یک چارچوب خاص است که برای راهنمایی شرکت از طریق مراحل بهبود فرآیند کسب و کار طراحی شده است. بیاییدروش‌های محبوب BPI را که کارایی خود را در شرکت‌های مختلف ثابت کرده‌اند، بررسی کنیم.

شش سیگما و تفکر ناب

شش سیگما روش BPI است که تاریخچه آن به دهه ۱۹۸۰ باز می گردد. اولین بار در موتورولا پیاده سازی شد. ایده این رویکرد ارائه یک بررسی مبتنی بر داده است که به جلوگیری از هرگونه اشتباه یا ناکارآمدی در جریان کار فعلی کمک می کند. در نتیجه، سیستم سریعتر با اشتباهات کمتر شروع به کار می کند.شش سیگما زمان تاسیس بر تولید تمرکز داشت. اما در سال های اخیر به یک رویکرد کلی تر تبدیل شده و فعالیت های مختلف درون شرکت را بهینه میکند.

شش سیگما با داده ها کار می کند تا تجزیه و تحلیل های مورد نیاز را انجام دهد. بنابراین از ابزارهای مالی، مدیریت پروژه و تجزیه و تحلیل داده ها استفاده می کند. طبق گفته شش سیگما، این شرکت می تواند هر مشکلی را در فعالیت تجاری با استفاده از چارچوب DMAIC حل کند.

DMAIC از چند مرحله تشکیل شده است:

مشکل را تعریف کنید
معیارهای فعلی مربوط به فعالیت و معیارهای بعد از بهبود را اندازه گیری کنید
ناهماهنگی ها و نواقصی را تحلیل کنید
بهتر کردن
کنترل کنید تا مطمئن شوید که کل سیستم به طور موثر کار می کند

یکی از اصلاحات جالب روش شش سیگما، رویکرد تفکر ناب است. این روش BPI هر شغلی را از نظر ارزش مشتری ارزیابی می کند. بر اساس تفکر ناب، زمانی که برخی از وظایف برای مشتری ارزشی ندارند، باید حذف شوند. در نتیجه هر فعالیتی ارزش مشخصی دارد و بهره وری شرکت و رضایت مشتریان را افزایش می دهد.

مدیریت کیفیت جامع (TQM)

این روش بهبود فرآیند کسب و کار مشابه تفکر ناب است. اما، از نظر اثربخشی کلی تر است. تفکر ناب، ارزش مشتری را در مرکز یک کار خاص قرار می دهد که نیاز به بهینه سازی دارد. برعکس، TQM ارزش مشتری را در مرکز مدیریت و عملیات شرکت قرار می دهد. در TQM، هر بخش در سازمان باید مشتریان خود را بیاورد. رشد رضایت مشتری هدف کل شرکت است.

نظریه محدودیت ها (TOC)

* ایجاد گلوگاه را تعیین می کند

* محدودیت را تا زمانی که اثر منفی آن ناپدید شود بهبود می بخشد

* تحقق موفقیت آمیز این رویکرد بهره وری شرکت را افزایش می دهد، جریان محصول را ساده می کند و گردش کار را بهینه می کند و گلوگاه های ناکارآمد را از بین می برد.

در بیشتر موارد TOC بر اساس این پنج مرحله عمل میکند:

شناسایی گلوگاه

حذف این محدودیت

تراز کردن تمام فعالیت های دیگر با تصحیح محدودیت

تحقق سایر اقدامات ممکن برای رفع گلوگاه

حرکت به سوی ناکارآمدی جدید

باید به خاطر داشته باشید که TOC پیوسته است. هنگامی که یک محدودیت حذف شد، گلوگاه دیگر در کانون توجه TOC قرار می گیرد.

چرا به بهبود فرآیند نیاز داریم؟

این سوال پیش از بررسی مراحل بهبود فرآیند مطرح میشود

برای پاسخ به این سوال مزیت های بهبود فرآیند رو به صورت زیر دسته بندی میکنیم تا اهمیت بهبود فرآیند برامون روشن بشه.

اهداف بهبود فرآیندها
افزایش بهره‌وری سازمانی
صرفه‌جویی در زمان و هزینه
افزایش کیفیت خدمات ارائه شده به مشتریان
ردگیری مشکلات در سطوح اولیه و جلوگیری از فراگیر شدن آن

بهبود فرآیند و فعالیت‌های سازمانمون با توجه به تعریفی که “بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت” ارائه داده یعنی:

یک رشد ثابت و سازگار در تمامی مراحل به صورتی که نتایج حاصل از بهبود قابل اندازه‌گیری باشند.

مراحل بهبود فرآیند کسب و کار

اکنون، زمانی که متدولوژی BPI مناسب را با توجه به ویژگی‌های استراتژی کسب‌وکارتان انتخاب کرده‌اید، زمان آن رسیده است که بهبود فرآیند را آغاز کنید. اما، اولین قدم چیست؟ در اینجا لیستی از مراحل مورد نیاز را یکی یکی ارائه می کنیم.

مرحله ۱ – نقشه برداری

گام اول شناسایی مشکلی که نیاز به حذف دارد،در این مرحله باید از نقشه برداری استفاده کنید. تمام عملیاتی را که در سازمان دارید به تصویر می کشد و عملیات بهینه سازی را تعیین می کند. شما می توانید نقشه برداری را به روش های مختلفی انجام دهید. می توانید یک فلوچارت را به صورت دستی ترسیم کنیدیا از نرم افزار اتوماسیون گردش کار برای انجام این کار استفاده کنید. در سناریوی اول، این احتمال وجود دارد که برخی از وظایف یا حتی بخشی از گردش کار را از دست بدهید. در مورد دوم، می‌توانید ببینید چه کسی مسئول چه چیزی در سازمان است و بینش‌های عملی را برای بهینه‌سازی به دست آورید.

مرحله ۲ – تجزیه و تحلیل

با ترسیم تمام وظایف در سازمان، می توانید تجزیه و تحلیل نقاط ضعف را در جریان کار موجود آغاز کنید. شما باید از افراد مسئول و خودتان سوالات پیچیده ای بپرسید، مانند:

آیا شرکت ما مشاغلی دارد که بیش از حد لازم طول بکشد؟
در صورت از دست دادن ضرب الاجل، چه عواملی باعث ایجاد این شرایط می شود؟
عوامل اصلی مؤثر بر ناکارآمدی درون سازمان چیست؟
آیا فعالیت های حیاتی برای وضعیت مالی سازمان داریم؟
چرا برخی از وظایف نسبت به سایرین بر اثربخشی سازمان تأثیر بیشتری دارند؟

راه اندازی مجموعه ای از این سوالات و سوالات مشابه به تعیین نقاط ضعف برای بهبود کمک می کند.

مرحله ۳ – خرید کنید

در مرحله بعد باید مشکل موجود را به مدیریت ارشد نمایش دهید. همانطور که می دانید، هر تغییری نیاز به منابع دارد. این بدان معناست که شما باید برای هر اقدامی که قرار است اجرا کنید، تأییدیه بگیرید. هنگامی که وضعیت را به مدیر ارشد ارائه می کنید، لطفاً موارد زیر را نشان دهید:

فعالیت ناکارآمد در جریان کار فعلی
تأثیر محدودیت موجود بر چرخه کامل تولید شرکت
تاثیر محدودیت بر ارزش مشتری

شما باید این را نه تنها برای مدیریت و ذینفعان، بلکه برای کارمندان درگیر در این فعالیت ها روشن کنید.

مرحله ۴ – پیاده سازی

هنگامی که تاییدیه از مدیریت ارشد گرفتید و منابع کافی برای شروع بهبود را دریافت کردید، زمان آن رسیده است که تغییرات مطلوب را درک کنید. اگر می خواهید در این مرحله موفق شوید، لطفاً این شرایط را دنبال کنید:

اصلاحات را در مقیاس کوچک شروع کنید
تست کنید و اصلاح کنید
در صورت لزوم منابع اضافی را در نظر بگیرید
تغییرات نهایی را در تمام وظایف مربوط به هم اعمال کنید.

مرحله ۵ – بررسی و اصلاح

وقتی تغییر را اجرا کردید، زمان بررسی است. شما باید نظارت کنید که آیا تغییر به درستی انجام شده است یا خیر. سپس تأثیر آن را بر سایر فعالیت های درون شرکت بررسی کنید. در صورت تایید هرگونه مشکل، باید چرخه جدید BPI را شروع کنید.

هدف اصلی ما برای بهبود فرآیند بالاترین بهره‌وری با استفاده از کمترین هزینه در سریع‌ترین زمان ممکنه.

چرخه ی بهبود فرآیند مستمر یا چرخه ی دمینگ (PDCA)

بسیاری از سازمان ها و کسب و کارها به دنبال رشد و پیشرفت در بازه ی زمانی کوتاه هستند. غافل از اینکه هیچ پیشرفتی به یک باره اتفاق نمی افتد به همین دلیل اغلب ناامید میشوند و یا اگر جهشی هم صورت بگیرد معمولا نتایج آن ماندگار نخواهند ماند.

چرخه ی بهبود مستمر ابزاری است که هم در کسب و کارتان و هم در زندگی شخصی میتواند کمکتان کند و یک رشد ثابت را در تمامی بخش ها ایجاد میکند.

وقتی هدف شما رشد، ترقی و توسعه سازمان به صورت تدریجی ولی پایدار و نتیجه بخش باشد، می توانید از چرخه ی دمینگ استفاده کنید.

مفهوم چرخه ی دمینگ (PDCA)

یکی از روش های کارآمد در بهبود مستمر چرخه ی دمینگ هست که توسط دکتر ادوارد دمینگ ارائه شده است.یک روش ساده ولی دائمی و کارامد برای ایجاد تحولات ثمر بخش در تمامی فرایند ها است. همانطور که از نام آن مشخص است به صورت دایره وار و چرخشی کار خود را انجام می دهد. چرخه ی PDCA را می توان در بخش های مختلف همچون بازاریابی، توسعه محصول جدید، افزایش فروش و رضایت مشتری، بهبود کیفیت، سیاست گذاری های بلند مدت و … به کار برد.

چرخه ی دمینگ شامل :

برنامه ریزی (PLAN)

قسمت اول و مهم این چرخه برنامه ریزی می باشد.تحقق اهداف سازمانی و فردی در گرو برنامه ریزی است در واقع تعیین کردن اهداف و مسیرهای رسیدن به آن باعث تعهد به انجام فعالیت های معین برای تحقق آن هدف می شود.

انجام دادن (DO)

برای اطمینان از نتایج برنامه ها، بهتر است طرح در یک محدوده ی کوچک به صورت آزمایشی اجرا شود. فواید این کار آن است که به صورت عملی بسیاری از مشکلات و محدودیت ها مشخص خواهد شد و در نتیجه اصلاحات و ترمیم های لازم برای بخش های بزرگ تر به دست می آید.

بررسی کردن (CHECK)

یکی از کارهای مهمی که در تحقق برنامه ریزی ها باید به آن توجه داشته باشیم، سنجش مداوم عملکرد هایمان است. در فرایند کنترل و بررسی، نتایج به دست آمده را با اهداف تعیین شده مقایسه می کنیم. در صورت نیاز اصلاحات لازم را انجام می دهیم یا به تکمیل و تدوین دوباره آن ها می پردازیم.

اقدام کردن (ACT)

اگر تمامی آنچه در مراحل قبل، مانند بررسی کردن ها و آزمایش ها درست بودند، حال نوبت به اقدام کردن و عملی کردن طرح ها و برنامه ها است. با توجه به ماهیت کار باید مناسب ترین شیوه عملی کردن طرح را انتخاب کرد تا به نتیجه دلخواه رسید.

فواید چرخه ی (PDCA) یا چرخه دمینگ

این چرخه به دلیل اینکه به طور مستمر تمام بخش های کوچک و بزرگ کسب و کار را مورد بررسی قرار میدهد ، روشی کارآمد برای اجرایی کردن هر تغییر و ارزیابی فعالیت های سازمان است همچنین به خاطر داشتن چرخه ی بهبود برای شروع یک پروژه نیز مناسب است. زیرا داده ها را جمع آوری و آن ها را تجزیه و تحلیل میکند به همین دلیل میتواند علل زیربنایی را تعیین نماید و مشکلات را اولویت بندی کند و بهترین راه حل را برای رفع آن ها ارائه کند .

چرایی بهبود مستمر در سازمان

برای ساده سازیBPI در آینده، باید به طور مستمر بر اثربخشی فرآیندهای تجاری در شرکت نظارت داشته باشید و به هر ناکارآمدی فوراً واکنش نشان دهید. این کار را می توان به راحتی با نرم افزار اتوماسیون کسب و کار انجام داد. با استفاده از چنین نرم‌افزاری می‌توانید تجزیه و تحلیل عملکرد شرکت را جمع‌آوری کنید، گزارش‌های تعاملی ایجاد کنید و بینش‌های مهمی در مورد گردش کار دریافت کنید. در نتیجه می توانید فرآیندهای کسب و کار را به موقع بهینه و از هرگونه ناکارآمدی جلوگیری کنید.

سازمان‌هایی که در مسیر بهبود مستمر فرآیندها فعالیت می‌کنند، درک کرده‌اند که این اقدامات تأثیر بسزایی در افزایش کیفیت محصول، بهبود رضایت مشتری، بهبود بهره وری و درنهایت افزایش سود دهی دارند.

۵ ابزار برتر پیاده سازی BPM

پروسس میکر (ProcessMaker ):یک راه حل منبع باز (open source) برای مدیریت جریان کار و شامل طراحی، اتوماسیون و راه اندازی فرآیندهای کسب و کار و گردش کار. پروسس میکر جریان اطلاعات میان داده‌‎ها و سیستم را بهبود می‎بخشد. مهمترین ویژگی آن، منبع باز بودن آن است. این نرم افزار در حال حاضر توسط هزاران شرکت در سراسر جهان مورد استفاده قرار می‎گیرد.
Zoho Creator :یک پلتفرم توسعه اپلیکیشن low-code است. زوهو برای کمک به کاربران جهت ایجاد اپلیکیشن‎هایی برای موبایل، تبلت و وب در سطح سازمانی، طراحی شده است. رابط کاربری ساده این پلتفرم، به شما امکان ایجاد برنامه ‎های سفارشی برای هر مجموعه،داده مورد نیاز، تعریف گردش کار و همچنین پیکربندی قوانین کسب و کار برای شرایط کاری منحصر به فرد خودتان را می‎دهد.
KiSSFLOW :یک نرم افزار مدیریت گردش کار و BPM که برای ایجاد اپلیکیشن‎های تجاری استفاده می‎شود. پلتفرمی مبتنی بر وب که بصری بوده و استفاده از آن آسان است. از جمله ویژگیهای این نرم افزار، پیگیری پیشرفت، انفرادی بودن ورود به سیستم و گزارش دهی پیشرفته است.
Nintex :ابزار Nintex Workflow امکان تبدیل دیجیتال را از طریق اتوماسیون فرایند فراهم می آورد. می‎تواند با Microsoft Office، SharePoint و Project Server کار کند. از جمله ویژگیهای آن می‎توان به اتوماسیون، امکان ایجاد فرمهای مبتنی بر فرآیند، اتصالات Nintex و تحرک اشاره کرد.
Bizagi: بیزاجی، ابزاری ۳ بعدی است: Bizagi Modeler (مدلساز بیزاجی)، Bizagi Studio (کارگاه بیزاجی) و Bizagi Engine (موتور بیزاجی). بیزاجی یک ابزار اتوماسیون سریع و کارآمد است.

جمع بندی نهایی

با بهبود فرآیند و فعالیت‌های ما و در نظر داشتن محدودیت‌هایی مثل زمان و هزینه میتوانیم بهره‌وری سازمان را زیاد کنیم. با بررسی و بازبینی روند انجام فعالیت‌ها و پیدا کردن گلوگاه‌ها و ارزیابی نتایج به دست آمده از شاخص‌های کلیدی عملکرد ما به صورت مستمر میتوانیم روند فرآیندهای سازمان خود را بهبود ‌بخشیم.

مدیریت عوامل میدانی و خارج از سازمان کار سختی هست، این موضوع برای شرکت‌هایی که عوامل خارج از سازمانشان بخشی از روند فرآیندهایشان هست مثل پیک رستوران‌ها، گل فروشی‌ها، فروشگاه‌های اینترنتی و… بیشتر احساس میشود، چون با مدیریت هوشمند ناوگان و عوامل میدانی سازمان، با صرف هزینه کم و صرفه‌جویی در زمان با دریافت گزارش از روند انجام ماموریت‌ها میتوانیم نقاط ضعف را پیدا کنیم و برای بهبودشان دست به کار شویم.

فهرست مطالب